Pracownik na ostatnim roku studiów zaocznych prosi o 21 dni wolnego na pisanie pracy magisterskiej i słyszy, że „szkoleniowy się nie należy”. Pracodawca może mieć rację. Urlop szkoleniowy przysługuje tylko wtedy, gdy nauka odbywa się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą – kto zapisał się na studia bez uzgodnienia z firmą, ma najwyżej prawo do urlopu bezpłatnego. Z drugiej strony zgoda pracodawcy ma swoją cenę: jeśli firma opłaca studia i podpisze z pracownikiem umowę, odejście przed czasem może kosztować nawet kilka tysięcy złotych. Sam wymiar jest stały: 6 dni przed maturą lub egzaminem zawodowym i 21 dni w ostatnim roku studiów, a zwrot kosztów nauki liczy się proporcjonalnie do niedopracowanego okresu, najwyżej 3 lat.
Z tego artykułu dowiesz się:
- komu przysługuje urlop szkoleniowy i dlaczego kluczowa jest zgoda pracodawcy,
- ile dni urlopu szkoleniowego jest przed maturą, egzaminem zawodowym i na koniec studiów,
- czy urlop szkoleniowy jest płatny i czym różni się od urlopu wypoczynkowego,
- jak złożyć wniosek o urlop szkoleniowy i co zawiera umowa szkoleniowa,
- kiedy trzeba zwrócić koszty nauki – z kalkulatorem zwrotu.
Komu przysługuje urlop szkoleniowy
Urlop szkoleniowy reguluje Kodeks pracy w art. 103¹–103⁶. Punktem wyjścia jest definicja z art. 103¹ § 1: „Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą”. Tylko taki pracownik ma prawo do świadczeń z tego rozdziału. Art. 103¹ § 2 KP wymienia dwa:
- urlop szkoleniowy,
- zwolnienie z całości lub części dnia pracy, „na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania”.
Urlop szkoleniowy przysługuje wyłącznie pracownikom, czyli osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Na zleceniu, umowie o dzieło czy w działalności gospodarczej Kodeks pracy go nie gwarantuje, choć strony mogą umówić się na podobne dni wolne w umowie.
Ważne! Zgodę pracodawcy najlepiej uzyskać przed rozpoczęciem nauki i mieć ją na piśmie – z datą, nazwą szkoły lub kierunku i informacją, czy firma dokłada się do kosztów. Pracodawca nie ma obowiązku zgody i może jej odmówić, np. gdy kierunek nie ma związku z pracą. Wtedy nie przysługuje ani urlop szkoleniowy, ani płatne zwolnienie na zajęcia.
Kto uczy się bez zgody pracodawcy, może liczyć tylko na to, co przewiduje art. 103⁶ KP: „zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia” albo „urlop bezpłatny – w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem”. Obie formy wymagają porozumienia – pracodawca nie musi ich udzielić. Do dyspozycji zostaje też zwykły urlop wypoczynkowy, w tym 4 dni urlopu na żądanie.
Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje
Wymiar urlopu szkoleniowego jest sztywny i zależy od egzaminu. Art. 103² § 1 KP przewiduje:
| Na co | Wymiar urlopu szkoleniowego |
|---|---|
| egzamin maturalny | 6 dni |
| egzamin potwierdzający kwalifikacje w zawodzie lub egzamin zawodowy | 6 dni |
| egzaminy eksternistyczne | 6 dni |
| ostatni rok studiów – „na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego” | 21 dni |
Urlopu szkoleniowego „udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy” (art. 103² § 2). Weekendy i dni wolne w harmonogramie nie zjadają więc puli – liczy się czas pracy według grafiku.
21 dni to jedna pula na cały ostatni rok studiów, a nie osobno na każdy semestr. Pracownik może wykorzystać ją w częściach – np. 14 dni, gdy powstaje praca dyplomowa, i 7 dni przed obroną. Studia podyplomowe to osobna sprawa: w praktyce przyjmuje się, że 21 dni przysługuje, jeśli kończą się one pracą dyplomową i egzaminem dyplomowym. Przy krótszych kursach i szkoleniach dni wolnych nie wyznacza ustawa – ustala je pracodawca, najczęściej w umowie szkoleniowej.
Przykład: Pan Marcin przystępuje do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie technika i dostaje 6 dni wolnego przed egzaminem. Pani Natalia pracuje w dziale księgowości i za zgodą szefa robi zaocznie magisterkę z rachunkowości. Na ostatnim roku bierze 15 dni urlopu szkoleniowego w marcu na pisanie pracy i 6 dni w czerwcu przed obroną. Za wszystkie 21 dni – gdy powstaje praca magisterska i trwa przygotowanie do obrony – dostaje zwykłe wynagrodzenie, a jej 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego zostaje nietknięte.
Wymiar urlopu szkoleniowego nie maleje przy niepełnym etacie – Kodeks nie przewiduje takiego obniżenia, inaczej niż przy urlopie wypoczynkowym. Jak liczy się ten drugi, wyjaśniamy w artykule o wymiarze urlopu wypoczynkowego.
Czy urlop szkoleniowy jest płatny
Tak. Art. 103¹ § 3 KP: „Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia”. Nie jest to więc urlop bezpłatny ani „odpracowywane” wolne – pracownik dostaje wynagrodzenie tak, jakby pracował.
Ten urlop nie wlicza się do urlopu wypoczynkowego i go nie pomniejsza. Nie ma też ekwiwalentu za niewykorzystane dni – ekwiwalent przysługuje tylko za urlop wypoczynkowy przy rozwiązaniu umowy. Kto nie zdążył skorzystać z urlopu szkoleniowego przed egzaminem, traci go – niewykorzystany urlop przepada, bo przysługuje na konkretny cel i w konkretnym czasie.
Poza urlopem pracodawca „może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie” (art. 103³). To świadczenia dobrowolne – i to właśnie ich dotyczy ewentualny zwrot przy odejściu z pracy.
Udział w szkoleniu w czasie zwolnienia lekarskiego to osobny temat – zasady opisujemy w tekście o szkoleniu na L4.
Jak złożyć wniosek o urlop szkoleniowy
Urlop udziela się na wniosek pracownika, ale Kodeks nie określa formy wniosku ani terminu jego złożenia. Najbezpieczniej złożyć go na piśmie, z wyprzedzeniem, z datami urlopu i celem – np. egzamin maturalny w danym terminie albo przygotowanie pracy dyplomowej na ostatnim roku studiów. Do wniosku warto dołączyć zaświadczenie ze szkoły lub uczelni o toku nauki albo harmonogram egzaminów, a na koniec przedstawić potwierdzenie przystąpienia do egzaminu.
Przykładowa treść wniosku:
Wskazówka: „Zwracam się z prośbą o udzielenie urlopu szkoleniowego w wymiarze 21 dni roboczych, w dniach od … do …, na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego w ostatnim roku studiów (art. 103² § 1 pkt 4 KP). Studia podjąłem za zgodą pracodawcy z dnia …. W załączeniu zaświadczenie z uczelni”.
Pracodawca, który zgodził się na naukę, nie może odmówić urlopu w wymiarze z art. 103² – to uprawnienie ustawowe, a pracownik nie może się zrzec prawa do urlopu przewidzianego w przepisach. Gdy praca w danym terminie jest szczególnie potrzebna, strony mogą przesunąć termin, pod warunkiem że urlop zostanie wykorzystany przed egzaminem.
Umowa szkoleniowa i zwrot kosztów nauki
Gdy firma finansuje naukę, zwykle chce mieć pewność, że pracownik zostanie po jej ukończeniu. Służy do tego umowa z art. 103⁴ KP: pracodawca „zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron”, na piśmie. Umowa „nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika” niż przepisy Kodeksu (§ 2), a jej zawarcie nie jest obowiązkowe, jeśli pracodawca nie zamierza zobowiązywać pracownika do pozostania w pracy (§ 3).
Art. 103⁵ KP wymienia cztery sytuacje, w których pracownik musi zwrócić koszty „z tytułu dodatkowych świadczeń”:
- bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie nauki albo ją przerwie,
- pracodawca rozwiąże z nim umowę bez wypowiedzenia z jego winy – w trakcie nauki albo po niej, w okresie z umowy szkoleniowej, „nie dłuższym niż 3 lata”,
- sam wypowie umowę o pracę w tym okresie – z wyjątkiem wypowiedzenia z powodu mobbingu (art. 94³ KP),
- rozwiąże umowę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55) albo z powodu mobbingu, choć takich przyczyn nie było.
Zwrot jest proporcjonalny – „do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia”. Nie dotyczy wynagrodzenia za dni urlopu szkoleniowego, tylko dodatkowych świadczeń: czesnego, dojazdów, podręczników, noclegów.
Uwaga! Obowiązek zwrotu nie powstaje, gdy to pracodawca wypowie umowę albo gdy strony rozwiążą ją porozumieniem stron – tych sytuacji nie ma w art. 103⁵. Pracownik, który chce odejść przed końcem okresu z umowy szkoleniowej, może więc zaproponować porozumienie. Jeśli pracodawca się zgodzi, a w porozumieniu nie ma zapisu o zwrocie, zwrot kosztów nie przysługuje. Jak liczy się czas do końca pracy przy zwykłym wypowiedzeniu, piszemy w tekście o okresie wypowiedzenia umowy o pracę.
Kalkulator urlopu szkoleniowego i zwrotu kosztów
Wybierz, na co potrzebujesz urlopu, a w drugiej części wpisz koszty poniesione przez pracodawcę i okres z umowy szkoleniowej. Kalkulator pokaże wymiar urlopu i kwotę ewentualnego zwrotu.
Zwrot dotyczy tylko dodatkowych świadczeń (czesne, dojazdy, podręczniki), nie wynagrodzenia za urlop szkoleniowy.
Urlop szkoleniowy pielęgniarek i nauczycieli
Niektóre zawody mają własne przepisy, które idą dalej niż Kodeks pracy.
Pielęgniarki i położne. Ustawa o zawodach pielęgniarki i położnej daje „urlop szkoleniowy w wymiarze do 6 dni roboczych rocznie” na podnoszenie kwalifikacji w formach innych niż kształcenie podyplomowe – na wniosek i za zgodą pracodawcy (art. 61a ust. 1). Przy kształceniu podyplomowym ze skierowania pracodawcy – specjalizacji, kursie kwalifikacyjnym, specjalistycznym lub dokształcającym – urlop szkoleniowy na obowiązkowe zajęcia wynosi „do 28 dni roboczych” na cały okres kształcenia, a dodatkowo do 6 dni przed egzaminem państwowym (art. 65). Oba urlopy są płatne jak urlop wypoczynkowy.
Nauczyciele. Karta Nauczyciela stanowi, że nauczycielowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze zajęć „przysługuje urlop płatny dla dalszego kształcenia się oraz inne ulgi i świadczenia związane z tym kształceniem” (art. 68 ust. 1). Szczegóły, w tym wymiar urlopów szkoleniowych na studiach, określa rozporządzenie ministra edukacji wydane na podstawie art. 68 ust. 2.
Najczęstsze pytania
Czy pracodawca może odmówić urlopu szkoleniowego?
Czy urlop szkoleniowy przepada, jeśli z niego nie skorzystam?
Czy urlop szkoleniowy przysługuje na studiach podyplomowych?
Czy za zajęcia na studiach zaocznych dostanę wolne?
Czy trzeba zwrócić koszty, jeśli przerwę studia z powodu choroby?
Czy okres odpracowania może być dłuższy niż 3 lata?
Warto zapamiętać
- Urlop szkoleniowy przysługuje tylko przy nauce z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy – bez zgody zostaje urlop bezpłatny.
- Wymiar to 6 dni przed maturą, egzaminem zawodowym lub eksternistycznym i 21 dni w ostatnim roku studiów.
- Za urlop szkoleniowy pracownik zachowuje wynagrodzenie, a urlop wypoczynkowy zostaje nienaruszony.
- Zwrot kosztów nauki grozi przy własnym wypowiedzeniu i dyscyplinarce w okresie z umowy szkoleniowej – najwyżej 3 lata, proporcjonalnie do niedopracowanego czasu.
- Porozumienie stron i wypowiedzenie przez pracodawcę nie rodzą obowiązku zwrotu.
Podsumowanie
Zanim zapiszesz się na studia albo kurs, zapytaj pracodawcę o zgodę na piśmie – od niej zależy, czy dostaniesz płatne dni wolne na zajęcia i 21 dni urlopu szkoleniowego na koniec studiów. Jeśli firma chce dopłacić do czesnego, przeczytaj umowę szkoleniową, zanim ją podpiszesz: sprawdź okres odpracowania (najwyżej 3 lata) i to, jakie koszty obejmuje. Planując zmianę pracy w tym okresie, policz zwrot w kalkulatorze i spróbuj rozstać się porozumieniem stron zamiast wypowiedzeniem. Urlop szkoleniowy jest darmowy dla pracownika tylko wtedy, gdy nauka ma zgodę pracodawcy – a zgoda z dopłatą do nauki wiąże pracownika z firmą nawet na 3 lata.
Źródła:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 103¹–103⁶ (t.j. Dz.U. 2025 poz. 277) – eli.gov.pl
- Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o zawodach pielęgniarki i położnej, art. 61a, 62 i 65 (t.j. Dz.U. 2026 poz. 15) – eli.gov.pl
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela, art. 68 (t.j. Dz.U. 2026 poz. 515) – eli.gov.pl
Stan prawny: październik 2026 r. Wymiar urlopu szkoleniowego z art. 103² KP nie zmienił się w nowelizacjach Kodeksu pracy z lat 2025–2026. Od 5 listopada 2026 r. zmienia się brzmienie przepisów o mobbingu (art. 94³ KP), do których odsyła art. 103⁵ – przy sporze o zwrot kosztów warto sprawdzić ich aktualną treść.
