Urlop okolicznościowy na pogrzeb – ile dni, po czyjej śmierci i kiedy go wykorzystać

Śmierć bliskiej osoby spada nagle, a pierwsze pytanie w pracy brzmi zwykle: ile dni wolnego mi się należy? Urlop okolicznościowy na pogrzeb – nazywany też urlopem pogrzebowym albo po prostu dniem wolnym na pogrzeb – to 1 lub 2 dni płatnego zwolnienia. Odpowiedź, komu przysługuje, daje jeden paragraf rozporządzenia z 1996 roku – i jest bardziej sztywna, niż większość osób zakłada. O liczbie dni nie decyduje to, jak bliska była relacja, tylko stopień pokrewieństwa wpisany do zamkniętej listy. Po śmierci ukochanej cioci pracownik nie dostanie ani dnia, a po śmierci teścia, z którym nie utrzymywał kontaktu – dzień płatnego wolnego.

Czym jest urlop okolicznościowy na pogrzeb

„Urlop okolicznościowy” to nazwa potoczna. Przepisy mówią o zwolnieniu od pracy, którego pracodawca musi udzielić w określonych sytuacjach rodzinnych. Delegację daje art. 298² Kodeksu pracy, a szczegóły zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Obowiązujący tekst jednolity to Dz.U. z 2014 r. poz. 1632 – od tamtej pory rozporządzenie nie było zmieniane, więc urlop okolicznościowy w 2026 roku przysługuje na tych samych zasadach.

Ten sam przepis obejmuje też radosne okazje: ślub pracownika, narodziny dziecka i ślub dziecka. W tym tekście zajmujemy się wyłącznie urlopem okolicznościowym z tytułu zgonu i pogrzebu bliskiej osoby.

Kluczowy § 15 brzmi: „Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący: 1) 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy; 2) 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką”.

Z tego zdania wynikają trzy zasady:

• pracodawca jest obowiązany – nie może odmówić ani przesunąć zwolnienia na „spokojniejszy” termin,
• uprawnienie mają tylko pracownicy – osoby na umowie o pracę, bez względu na wymiar etatu i rodzaj umowy; zleceniobiorcy i osoby na kontrakcie B2B nie są objęte rozporządzeniem,
• dni wolne są odrębne od urlopu wypoczynkowego – nie zmniejszają jego puli ani 4 dni urlopu na żądanie.

Komu i w jakim wymiarze przysługuje urlop na pogrzeb

Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi w wymiarze zależnym od tego, kto zmarł. Dwa dni wolne dotyczą najbliższej rodziny, jeden dzień – dalszej:

Liczba dni dotyczy każdego zdarzenia osobno. Przepis nie ma rocznego limitu – jeśli w jednym roku zmarł dziadek, a potem teściowa, pracownikowi przysługuje dzień wolny za każdą z tych śmierci.

Ile dni wolnego na pogrzeb – sprawdź w 10 sekund

Babcia męża, ciocia, szwagier – gdzie kończy się lista

Katalog w § 15 jest zamknięty. Państwowa Inspekcja Pracy potwierdziła to w odpowiedzi na pytanie o śmierć macochy małżonka: pracownik ma prawo do 2 dni po śmierci własnej macochy, ale macocha czy ojczym małżonka nie zostali wymienieni w przepisie, więc zwolnienie nie przysługuje. Ta sama logika dotyczy innych osób, o które pracownicy pytają najczęściej:

• babcia i dziadek męża albo żony – lista obejmuje tylko własnych dziadków pracownika,
• ciocia, wujek, kuzyn – nie są wymienieni, choć często byli bliżej niż dziadkowie,
• szwagier i szwagierka – z rodziny małżonka przepis wymienia wyłącznie teściów,
• wnuk i wnuczka – rozporządzenie nie przewiduje dnia wolnego po śmierci wnuka,
• zięć i synowa – również poza listą.

Ważne! Każdą z tych osób obejmuje wyjątek z § 15 pkt 2. Jeśli zmarły był na utrzymaniu pracownika albo pod jego bezpośrednią opieką, przysługuje 1 dzień wolnego – niezależnie od pokrewieństwa. Dotyczy to np. schorowanej cioci, którą pracownik opiekował się na co dzień, albo partnera z nieformalnego związku, który nie miał własnych dochodów.

Dwie sytuacje wymagają dopowiedzenia. Dziecko przysposobione jest dzieckiem pracownika w pełnym znaczeniu, bo zgodnie z art. 121 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego „przez przysposobienie powstaje między przysposabiającym a przysposobionym taki stosunek, jak między rodzicami a dziećmi”. Pasierb, którego pracownik nie adoptował, formalnie dzieckiem nie jest – prawo do dnia wolnego da mu wyłącznie wyjątek o utrzymaniu lub opiece.

Druga sytuacja to teściowie po rozwodzie. Art. 61⁸ § 1 KRO stanowi, że powinowactwo między małżonkiem a krewnymi drugiego małżonka „trwa mimo ustania małżeństwa”, a § 15 nie wymaga, by małżeństwo nadal trwało. To mocny argument za 1 dniem wolnego po śmierci byłego teścia – przy sporze warto powołać się na ten przepis.

Kiedy wykorzystać urlop okolicznościowy – czy w dniu pogrzebu

Rozporządzenie nie wskazuje terminu, w którym trzeba wykorzystać dni wolne. Przepis wiąże je jednak z konkretnym zdarzeniem – „zgonem i pogrzebem” – dlatego wykorzystuje się je w okresie ściśle z nim związanym. Nie muszą przypadać dokładnie w dniu ceremonii. Pracownik może przeznaczyć jeden dzień na formalności w urzędzie stanu cywilnego i zakładzie pogrzebowym, a drugi na sam pogrzeb. Przepis nie wymaga też, by 2 dni następowały bezpośrednio po sobie.

Pogrzeb w sobotę albo w inny dzień wolny nie odbiera prawa do zwolnienia. Zwolnienie od pracy dotyczy dni, w które pracownik miał pracować, więc dni wolnego wykorzystuje się w dniach roboczych najbliższych zdarzeniu – np. w piątek przed pogrzebem albo w dniu, w którym załatwia się akt zgonu.

Przykład: Pani Karolina pracuje od poniedziałku do piątku. Jej ojciec zmarł we wtorek, a pogrzeb wyznaczono na sobotę. W środę załatwia formalności i organizację ceremonii, w piątek jedzie do rodzinnego miasta. Każdy z tych dwóch dni to dzień urlopu okolicznościowego – płatny, choć sam pogrzeb odbywa się w dniu wolnym od pracy.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy śmierć i pogrzeb przypadają w czasie, w którym pracownik i tak nie pracuje – na zwolnieniu lekarskim albo urlopie wypoczynkowym. Zwolnienie od pracy polega na zwolnieniu z obowiązku stawienia się w pracy, a przepisy nie przewidują ani przeniesienia niewykorzystanych dni na później, ani ekwiwalentu za nie. Jeżeli jednak pogrzeb wypada już po powrocie do pracy, dni wolne można wykorzystać wtedy. Udział w pogrzebie w trakcie L4 jest dopuszczalny – opisujemy to w tekście o tym, czego nie wolno robić na zwolnieniu lekarskim.

Jak złożyć wniosek o urlop okolicznościowy i czy potrzebny jest akt zgonu

Kodeks pracy nie przewiduje formularza wniosku o urlop okolicznościowy. Wiele firm ma własny druk albo pozwala złożyć wniosek o urlop okolicznościowy online w systemie kadrowym, ale do złożenia wniosku wystarczy krótka informacja na piśmie albo mailem: kto zmarł, jaki to stopień pokrewieństwa i w które dni pracownik będzie nieobecny.

O terminie zgłoszenia mówi § 2 rozporządzenia. Gdy przyczyna nieobecności jest znana z wyprzedzeniem – jak data pogrzebu – „pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy” (ust. 1). Gdy śmierć zaskakuje i pracownik nie przychodzi do pracy od razu, stosuje się ust. 2: „pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy”. Jeśli przepisy wewnętrzne nie określają sposobu, wystarczy telefon, wiadomość albo informacja przekazana przez inną osobę.

Czy pracodawca może żądać aktu zgonu? Może poprosić o dokument potwierdzający okoliczność, od której zależy zwolnienie – najczęściej odpis aktu zgonu, a gdy to potrzebne, także dokument pokazujący pokrewieństwo. Informację, że do urlopu okolicznościowego potrzebny jest odpis aktu zgonu, podaje również rządowy serwis Zielona Linia. Przepisy nie wymagają, by dokument był gotowy przed nieobecnością, więc zwykle donosi się go po powrocie do pracy.

Uwaga! Pracodawca nie może odmówić zwolnienia przysługującego z § 15 ani uzależnić go od sytuacji w firmie. Odmowa to naruszenie przepisów prawa pracy, które można zgłosić do Państwowej Inspekcji Pracy.

Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy – czy jest płatny

Tak – urlop okolicznościowy jest płatny w pełnej wysokości wynagrodzenia, a nie 80% jak przy L4. Paragraf 16 ust. 1 rozporządzenia stanowi, że za czas zwolnienia z § 15 „pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 297 Kodeksu pracy”.

Te przepisy to rozporządzenie z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. Jego § 5 ust. 1 przewiduje, że „przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy (…) stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy”. W praktyce:

• stała pensja się nie zmienia – pracownik z wynagrodzeniem 6000 zł dostanie w tym miesiącu 6000 zł, jakby przepracował dni pogrzebu,
• składniki zmienne, np. premia miesięczna czy dodatek za nadgodziny, liczy się jako średnią z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie – a nie z 3 poprzednich miesięcy, jak przy urlopie wypoczynkowym.

Rozporządzenie mówi o dniach, a nie godzinach. Zwolnienie obejmuje więc cały dzień pracy według rozkładu – u osoby na pół etatu 4 godziny, a w równoważnym systemie czasu pracy nawet 12-godzinną zmianę. Nie przelicza się go proporcjonalnie do etatu.

Gdy 1–2 dni wolnego to za mało

Pogrzeb w innym mieście, sprawy spadkowe czy po prostu żałoba często wymagają więcej czasu. Prawo pracy daje kilka dróg:

Art. 167² Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca „jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym”. To najszybsze uzupełnienie urlopu okolicznościowego – dni na żądanie są częścią zwykłego urlopu wypoczynkowego. Z kolei urlop bezpłatny nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze – szczegóły i skutki opisaliśmy w tekście o urlopie bezpłatnym.

Ważne! Na pogrzeb nie można wykorzystać zwolnienia z powodu siły wyższej. Art. 148¹ KP przewiduje je „w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem” – śmierć bliskiej osoby do tego katalogu nie należy. Więcej o tym uprawnieniu w artykule o urlopie opiekuńczym i sile wyższej.

Regulamin pracy, układ zbiorowy albo umowa mogą dawać więcej dni wolnego lub rozszerzać listę osób – np. o dziadków małżonka. Nie mogą natomiast dawać mniej, bo zgodnie z art. 9 § 2 KP postanowienia regulaminów „nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych”.

Jeśli żałoba odbija się na zdrowiu – bezsenność, stany lękowe, objawy depresji – o zwolnieniu lekarskim decyduje lekarz, a nie pracodawca. To już jednak świadczenie chorobowe z innymi zasadami wypłaty.

Inne sprawy po śmierci bliskiej osoby

Urlop okolicznościowy to tylko pierwsze dni. Po śmierci członka rodziny warto sprawdzić też świadczenia, o które trzeba wystąpić samodzielnie:

• zasiłek pogrzebowy z ZUS – 7000 zł za zgony od 1 stycznia 2026 r. dla osoby, która pokryła koszty pogrzebu; zasady opisuje przewodnik o zasiłku pogrzebowym,
• odprawa pośmiertna – jeśli zmarły był pracownikiem, jego rodzina dostaje od pracodawcy 1, 3 albo 6 pensji; wyjaśniamy to w tekście o odprawie pośmiertnej,
• renta rodzinna – dla małżonka i dzieci, jeśli spełniają warunki; szczegóły w przewodniku o tym, komu przysługuje renta rodzinna,
• urlop macierzyński po śmierci dziecka – matka nie traci go w całości, a 2 dni urlopu okolicznościowego przysługują jej niezależnie; zasady wyjaśniamy w tekście o urlopie macierzyńskim po stracie dziecka.

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

Po śmierci bliskiej osoby najpierw sprawdź, czy zmarły jest na liście z § 15 – od tego zależy, czy przysługują 2 dni, 1 dzień, czy żaden. Potem zawiadom pracodawcę, najpóźniej w drugim dniu nieobecności, i przygotuj odpis aktu zgonu. Jeśli dni wolnych jest za mało, uzupełnij je urlopem na żądanie albo wypoczynkowym. Zajrzyj też do regulaminu pracy, bo wiele firm daje więcej, niż wymaga rozporządzenie.

Urlop okolicznościowy na pogrzeb zależy od stopnia pokrewieństwa, a nie od bliskości relacji – ale wyjątek dla osoby na utrzymaniu lub pod opieką obejmuje każdego.

Źródła:

• Obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 16 września 2014 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632), § 2, § 15, § 16
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927), § 5 ust. 1
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.), art. 9 § 2, art. 148¹, art. 167², art. 174, art. 298²
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 236), art. 61⁸ § 1, art. 121 § 1
• Państwowa Inspekcja Pracy – Czy pracownikowi przysługuje urlop okolicznościowy w związku ze śmiercią i pogrzebem macochy małżonka?
• Zielona Linia – Co warto wiedzieć o urlopie okolicznościowym?

Stan prawny: październik 2026 r. Rozporządzenie o zwolnieniach od pracy obowiązuje w brzmieniu tekstu jednolitego z 2014 r. Regulamin pracy lub układ zbiorowy u Twojego pracodawcy mogą przewidywać korzystniejsze zasady.