Dla Pracodawcy

Wypowiedzenie zmieniające a zwolnienie lekarskie – czy można zmienić warunki pracownikowi na L4

Autor: Redakcja IleL4.pl

Opublikowano: 2 paź 2026

Czas czytania: 15 min

W skrócie

Wypowiedzenie zmieniające podlega tym samym rygorom co wypowiedzenie definitywne – art. 42 § 1 Kodeksu pracy każe stosować do niego odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy, a to znaczy, że art. 41 blokuje je przez cały czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Wyjątek jest jeden i wynika nie z Kodeksu pracy, lecz z ustawy o zwolnieniach grupowych: art. 5 ust. 4 pozwala wypowiedzieć warunki pracy i płacy niezależnie od długości zwolnienia lekarskiego, a art. 10 ust. 1 rozciąga tę zasadę na zwolnienia indywidualne z przyczyn niedotyczących pracowników u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 osób. Pracownik ma czas na odmowę do upływu połowy okresu wypowiedzenia, a gdy pismo nie zawierało pouczenia o tym terminie – do końca okresu wypowiedzenia.

Restrukturyzacja nie czeka, aż pracownik wróci ze zwolnienia. Pytanie, które w takiej sytuacji pada w każdym dziale kadr, brzmi: skoro nie wolno wypowiedzieć umowy komuś na L4, to czy wolno wypowiedzieć mu same warunki pracy i płacy. Odpowiedź w Kodeksie pracy jest krótka i niekorzystna dla pracodawcy, ale nie jest ostatnim słowem – bo prawdziwy wyjątek siedzi w zupełnie innej ustawie.

Z tego artykułu dowiesz się:

Dlaczego art. 41 blokuje także wypowiedzenie zmieniające, nie tylko definitywne.
Jaki jest jedyny wyjątek pozwalający wręczyć je pracownikowi na L4 od pierwszego dnia.
Do kiedy pracownik może odmówić przyjęcia nowych warunków i co zmienia brak pouczenia.
Co się dzieje z zasiłkiem, gdy nowe warunki obniżają wynagrodzenie.
Co można zrobić zamiast wypowiedzenia zmieniającego.

Wypowiedzenie zmieniające to wypowiedzenie

Cała sprawa rozstrzyga się w jednym zdaniu. Art. 42 § 1 Kodeksu pracy: „Przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy”. Nie ma tu żadnego wyliczenia ani wyjątków – odesłanie obejmuje cały blok przepisów o wypowiedzeniu, w tym art. 41.

A art. 41 brzmi: „Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia”. Zwolnienie lekarskie jest usprawiedliwioną nieobecnością, więc wniosek jest prosty: pisma z wypowiedzeniem zmieniającym nie wolno wręczyć pracownikowi przebywającemu na L4, dokładnie tak samo jak wypowiedzenia definitywnego. Mechanikę samej ochrony opisujemy szerzej w tekście o tym, czy pracodawca może zwolnić pracownika na L4 – tu skupiamy się na tym, co ta ochrona oznacza przy zmianie warunków.

Uwaga! Liczy się data dotarcia oświadczenia do pracownika, nie data jego sporządzenia ani data nadania. Pismo datowane na dzień przed zwolnieniem, ale doręczone w trakcie L4, narusza art. 41. Pracownik ma potem 21 dni na odwołanie do sądu pracy i może żądać uznania wypowiedzenia warunków za bezskuteczne albo odszkodowania.

Kodeks pracy nie przewiduje tu żadnej furtki. Art. 43, który pozwala wypowiedzieć warunki pracy lub płacy mimo ochrony, dotyczy wyłącznie pracownika w wieku przedemerytalnym z art. 39 – i tylko przy wprowadzeniu nowych zasad wynagradzania dla ogółu pracowników albo przy stwierdzonej orzeczeniem lekarskim utracie zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy. Do nieobecności chorobowej ten przepis się nie odnosi.

Jedyny wyjątek: zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników

Tu zaczyna się część, o której najczęściej się zapomina, bo szuka się jej w Kodeksie pracy, a leży w ustawie z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Ustawa rozdziela dwie sytuacje i traktuje je zupełnie inaczej. Art. 5 ust. 3 mówi o wypowiedzeniu stosunku pracy: jest ono dopuszczalne w czasie urlopu trwającego co najmniej 3 miesiące, a w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności – dopiero wtedy, gdy upłynął już okres uprawniający pracodawcę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Przy zwolnieniu lekarskim oznacza to czekanie do granic z art. 53 Kodeksu pracy.

Art. 5 ust. 4 dotyczy natomiast wypowiedzenia warunków pracy i płacy i brzmi zupełnie inaczej: „Wypowiedzenie pracownikom warunków pracy i płacy w sytuacjach, o których mowa w art. 41 Kodeksu pracy, jest dopuszczalne niezależnie od okresu trwania urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy”.

Ważne! To jest cała różnica. Przy zwolnieniu grupowym pracodawca nie może wypowiedzieć umowy pracownikowi w pierwszym miesiącu L4, ale może wypowiedzieć mu warunki pracy i płacy – nawet pierwszego dnia zwolnienia. Ustawodawca uznał, że zmiana warunków jest mniej dolegliwa niż utrata pracy, i nie kazał na nią czekać.

Uwaga na zakres. Art. 5 dotyczy zwolnień grupowych, ale art. 10 ust. 1 nakazuje stosować art. 5 ust. 3–6 odpowiednio także do zwolnień indywidualnych, jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, a przyczyny niedotyczące pracownika stanowią wyłączny powód wypowiedzenia. To najczęstszy scenariusz w praktyce: likwidacja jednego stanowiska w czasie, gdy zajmująca je osoba jest na zwolnieniu.

Sytuacja	Wypowiedzenie umowy	Wypowiedzenie warunków
Zwykłe wypowiedzenie z przyczyn dotyczących pracownika	Zablokowane przez art. 41 KP	Zablokowane przez art. 42 § 1 w zw. z art. 41 KP
Zwolnienie grupowe albo indywidualne z przyczyn niedotyczących pracowników (od 20 zatrudnionych)	Dopiero po upływie okresu z art. 53 KP (art. 5 ust. 3)	Dopuszczalne od razu (art. 5 ust. 4)
Ogłoszenie upadłości lub likwidacja pracodawcy	Dopuszczalne (art. 41¹ § 1 KP)	Dopuszczalne (art. 41¹ § 1 KP)

Przy pracownikach objętych szczególną ochroną – w wieku przedemerytalnym, w ciąży, korzystających z urlopów rodzicielskich – art. 5 ust. 5 pozwala pracodawcy jedynie wypowiedzieć dotychczasowe warunki, nigdy umowę. Jeżeli nowe warunki obniżają wynagrodzenie, przysługuje im dodatek wyrównawczy do końca okresu ochrony (art. 5 ust. 6), a przy zwolnieniach indywidualnych – przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy (art. 10 ust. 4).

Do kiedy pracownik może odmówić

Sam mechanizm wypowiedzenia zmieniającego opiera się na dwóch przepisach. Art. 42 § 2: „Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki”. Bez pisemnej propozycji konkretnych nowych warunków nie ma wypowiedzenia zmieniającego – jest tylko zapowiedź zmian, która niczego nie uruchamia.

Art. 42 § 3 opisuje, co dalej, i warto przeczytać go w całości: „W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki; pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków”. Milcząca zgoda działa więc wyłącznie wtedy, gdy pouczenie w piśmie faktycznie było.

Uwaga! Brak jednego zdania z pouczeniem wydłuża pracownikowi czas na decyzję dwukrotnie i wywraca planowanie kadrowe: zamiast wiedzieć po połowie okresu, czy stanowisko zostanie obsadzone na nowych warunkach, pracodawca dowiaduje się o tym w ostatnim dniu wypowiedzenia. To najczęstszy błąd formalny w pismach zmieniających warunki.

Okres wypowiedzenia liczy się według ogólnych zasad: 2 tygodnie przy stażu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc po 6 miesiącach i 3 miesiące po 3 latach zatrudnienia u danego pracodawcy (art. 36 § 1), a okres obejmujący tydzień lub miesiąc kończy się odpowiednio w sobotę albo w ostatnim dniu miesiąca (art. 30 § 2¹).

Kalkulator terminu na odmowę

Poniższe narzędzie wylicza koniec okresu wypowiedzenia i dzień, do którego pracownik musi złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia nowych warunków.

Data doręczenia pisma pracownikowi

Okres wypowiedzenia

Czy pismo zawierało pouczenie o terminie odmowy?

Odmowa w trakcie zwolnienia lekarskiego

Jeżeli wypowiedzenie zmieniające zostało wręczone zgodnie z prawem, a pracownik otrzymał wypowiedzenie i odmówi przyjęcia zaproponowanych warunków, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia – także wtedy, gdy pracownik jest w tym czasie na zwolnieniu lekarskim. Art. 41 chroni przed samym wypowiedzeniem, nie przed jego skutkiem: raz rozpoczęty bieg wypowiedzenia toczy się dalej, a choroba go nie zawiesza ani nie przedłuża. Ten mechanizm opisujemy szerzej przy L4 na wypowiedzeniu.

Warto to powiedzieć pracownikowi wprost, bo odmowa jest w tej sytuacji równoznaczna z rozstaniem, mimo że formalnie to nie pracodawca rozwiązał umowę. Świadectwo pracy wskazuje wtedy rozwiązanie za wypowiedzeniem pracodawcy – z przyczyn niedotyczących pracownika, jeżeli podstawą była ustawa o zwolnieniach grupowych, co ma znaczenie dla odprawy.

Obniżka wynagrodzenia a podstawa zasiłku

Tu kryje się konsekwencja, której nie widać w piśmie zmieniającym warunki. Podstawę wymiaru zasiłku przelicza się na nowo tylko w jednym przypadku: gdy zmiana umowy polega na zmianie wymiaru czasu pracy (art. 40 ustawy zasiłkowej). Wtedy podstawę stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru, jeżeli zmiana nastąpiła w miesiącu powstania niezdolności do pracy albo w okresie 12 miesięcy poprzedzających.

Obniżenie samej stawki przy zachowaniu dotychczasowego etatu takiego skutku nie wywołuje. Podstawa nadal liczy się z przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania, więc przez kolejny rok świadczenie chorobowe będzie liczone częściowo z wyższych, przedzmianowych zarobków. Zasady ustalania podstawy rozpisujemy w osobnym tekście o podstawie wymiaru zasiłku chorobowego.

Przykład: Pan Tomasz zarabiał 8000 zł brutto na pełnym etacie. Od 1 grudnia wypowiedzenie zmieniające obniża mu stawkę do 6500 zł, etat zostaje bez zmian. Gdy zachoruje w styczniu, podstawa zasiłku będzie liczona z przeciętnej za styczeń–grudzień, czyli w większości z 8000 zł. Gdyby zamiast obniżki stawki wprowadzono pół etatu, art. 40 zadziałałby od razu i podstawę wyliczono by wyłącznie z wynagrodzenia po zmianie.

Co można zrobić zamiast wypowiedzenia zmieniającego

Gdy art. 41 blokuje drogę, a zmiana jest pilna, zostają trzy narzędzia.

Porozumienie zmieniające – L4 go nie blokuje, bo nie jest to jednostronne oświadczenie pracodawcy. Wymaga jednak zgody pracownika, a ta w trakcie choroby bywa trudna do uzyskania i łatwa do zakwestionowania, jeśli powstanie wrażenie presji.
Powierzenie innej pracy na podstawie art. 42 § 4 KP – przepis mówi wprost, że „wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika”. Nie da się tym obniżyć pensji ani trwale zmienić stanowiska, a wobec pracownika nieobecnego narzędzie jest bezużyteczne – przydaje się raczej do obsadzenia jego obowiązków, o czym piszemy przy zastępstwie pracownika na zwolnieniu lekarskim.
Poczekanie do powrotu pracownika – najbezpieczniejsze, o ile zmiana nie wynika z przyczyn niedotyczących pracowników. Jeśli wynika, warto sprawdzić, czy nie otwiera się droga z art. 5 ust. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych, zamiast czekać miesiącami.

Najczęstsze pytania

Czy wypowiedzenie zmieniające wręczone pracownikowi na L4 jest nieważne?

Nie jest nieważne z mocy prawa, tylko wadliwe – wywołuje skutek, dopóki pracownik go nie podważy. Ma na to 21 dni od doręczenia pisma i może żądać uznania wypowiedzenia warunków za bezskuteczne, a po upływie okresu wypowiedzenia – przywrócenia dotychczasowych warunków albo odszkodowania. Jeżeli nie odwoła się w terminie, wadliwe wypowiedzenie pozostaje skuteczne.

Czy przy zwolnieniu grupowym naprawdę można zmienić warunki pierwszego dnia L4?

Tak. Art. 5 ust. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych mówi wprost, że wypowiedzenie warunków pracy i płacy w sytuacjach z art. 41 Kodeksu pracy jest dopuszczalne niezależnie od okresu trwania nieobecności. To celowe rozróżnienie: wypowiedzenie umowy wymaga w tych samych okolicznościach odczekania do granic z art. 53 Kodeksu pracy (art. 5 ust. 3), wypowiedzenie warunków nie wymaga niczego.

Pracodawca zatrudnia 12 osób i likwiduje stanowisko. Czy może zmienić warunki pracownikowi na L4?

Nie. Art. 10 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych stosuje się wyłącznie do pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników. Poniżej tego progu ustawa w ogóle nie działa, więc obowiązuje sam Kodeks pracy, a ten blokuje wypowiedzenie zmieniające na czas usprawiedliwionej nieobecności.

Co, jeśli pracownik zachoruje po otrzymaniu wypowiedzenia zmieniającego?

Nic się nie zmienia. Ochrona z art. 41 dotyczy momentu dokonania wypowiedzenia, a nie całego jego biegu. Skutecznie doręczone wypowiedzenie warunków biegnie dalej, pracownik nadal może odmówić w terminie z art. 42 § 3, a przy odmowie umowa rozwiąże się w ostatnim dniu okresu wypowiedzenia.

Czy milcząca zgoda działa, gdy pracownik przez cały okres wypowiedzenia jest na zwolnieniu?

Tak, choroba nie wstrzymuje biegu terminu z art. 42 § 3. Jeżeli pismo zawierało pouczenie, a pracownik do upływu połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie, uważa się, że przyjął nowe warunki – niezależnie od tego, czy w tym czasie pracował, czy leżał w szpitalu.

Komu przysługuje dodatek wyrównawczy po obniżeniu wynagrodzenia?

Pracownikom objętym szczególną ochroną wymienionym w art. 5 ust. 5 ustawy o zwolnieniach grupowych – w wieku przedemerytalnym, w ciąży, korzystającym z urlopów rodzicielskich, działaczom związkowym. Przy zwolnieniu grupowym dodatek należy się do końca okresu ochrony (art. 5 ust. 6), przy zwolnieniu indywidualnym – nie dłużej niż przez 6 miesięcy (art. 10 ust. 4). Sama nieobecność chorobowa nie daje prawa do dodatku.

Czy wypowiedzenie zmieniające trzeba uzasadnić?

Przy umowie na czas nieokreślony i na czas określony tak – art. 42 § 1 każe stosować odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy, w tym art. 30 § 4 o wskazaniu przyczyny oraz art. 30 § 5 o pouczeniu o prawie odwołania do sądu. Pismo zmieniające warunki musi więc zawierać zarówno przyczynę, jak i dwa pouczenia: o odwołaniu do sądu i o skutku niezłożenia oświadczenia o odmowie.

Warto zapamiętać

Art. 42 § 1 przenosi na wypowiedzenie zmieniające cały reżim wypowiedzenia – razem z zakazem z art. 41 na czas usprawiedliwionej nieobecności.
Art. 5 ust. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych to jedyny realny wyjątek: warunki pracy i płacy można wypowiedzieć niezależnie od długości L4.
Próg 20 pracowników decyduje o tym, czy przy zwolnieniu indywidualnym z przyczyn niedotyczących pracownika ten wyjątek w ogóle działa (art. 10 ust. 1).
Brak pouczenia w piśmie przesuwa termin odmowy z połowy okresu wypowiedzenia na jego koniec.
Obniżka stawki bez zmiany etatu nie przelicza podstawy zasiłku – art. 40 ustawy zasiłkowej reaguje wyłącznie na zmianę wymiaru czasu pracy.

Podsumowanie

Przed wysłaniem pisma zmieniającego warunki pracownikowi na zwolnieniu trzeba odpowiedzieć na dwa pytania w tej kolejności: czy przyczyna leży wyłącznie po stronie pracodawcy i czy zakład zatrudnia co najmniej 20 osób. Odpowiedź twierdząca na oba otwiera drogę z art. 5 ust. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych i pozwala działać od razu. Odpowiedź przecząca na którekolwiek oznacza, że pismo trzeba odłożyć do powrotu pracownika, bo art. 41 nie zna tu żadnego wyjątku. W samym piśmie najczęściej brakuje nie przyczyny, lecz pouczenia o skutku niezłożenia oświadczenia o odmowie – a to ono decyduje, czy milczenie pracownika liczy się jako zgoda. Wypowiedzenia zmieniającego doręczonego w czasie L4 bez podstawy z ustawy o zwolnieniach grupowych nie da się naprawić inaczej niż jego cofnięciem za zgodą pracownika.

Źródła:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 30 § 2¹ i § 4–5, art. 36 § 1, art. 41, art. 41¹ § 1, art. 42, art. 43, art. 264 § 1 (t.j. Dz.U. 2025 poz. 277) – eli.gov.pl
Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, art. 5 ust. 3–6, art. 10 ust. 1–4 (t.j. Dz.U. 2025 poz. 570) – eli.gov.pl
Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, art. 36 i art. 40 (t.j. Dz.U. 2026 poz. 854) – eli.gov.pl

Stan prawny: październik 2026 r. Zmienić się mogą przede wszystkim progi i katalog pracowników szczególnie chronionych w ustawie o zwolnieniach grupowych oraz długości okresów wypowiedzenia w art. 36 Kodeksu pracy.

Redakcja IleL4.pl

Jesteśmy zespołem ekspertów z wieloletnim doświadczeniem. Na co dzień analizujemy i tłumaczymy zawiłe przepisy prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych (ZUS). Rozjaśniamy gąszcz prawny, aby dostarczać Ci rzetelną, sprawdzoną wiedzę w przystępnej formie.

Zastrzeżenie prawne: Powyższy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi wiążącej porady prawnej ani medycznej. Zawsze skonsultuj swój indywidualny problem z ubezpieczycielem, prawnikiem lub lekarzem, aby potwierdzić najnowszą podstawę ustawową.