Jakie koszty ponosi pracodawca, gdy pracownik jest na L4?

Choroba pracownika to dla firmy nie tylko nieobecność, ale i konkretne wydatki. Wbrew obiegowej opinii pracodawca nie finansuje całego okresu zwolnienia – jego realny koszt świadczeniowy ogranicza się zwykle do pierwszych dni niezdolności do pracy, a dalej wkracza ZUS. Do tego dochodzą koszty pośrednie, o których łatwo zapomnieć. Z tego artykułu dowiesz się, kto i za co płaci, gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, oraz jak policzyć wynagrodzenie chorobowe.

Kto płaci za L4 – pracodawca czy ZUS?

Finansowanie zwolnienia lekarskiego jest podzielone między pracodawcę i ZUS w czasie:

• Pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym – wynagrodzenie chorobowe płaci pracodawca;
• w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat – pracodawca płaci tylko za pierwsze 14 dni (zasada obowiązuje od roku następującego po roku ukończenia 50. roku życia);
• od 34. dnia (lub od 15. dnia u osób 50+) – przysługuje zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS.

Ważne! Limit 33 (lub 14) dni liczy się łącznie w całym roku kalendarzowym, niezależnie od liczby zwolnień. Kolejne zwolnienia lekarskie sumują się do tego limitu.

Uwaga! Zapowiadano reformę, w której ZUS miałby przejąć wypłatę świadczeń chorobowych już od pierwszego dnia niezdolności do pracy. Na lipiec 2026 r. w praktycznych rozliczeniach nadal obowiązuje zasada 33/14 dni po stronie pracodawcy. Status ewentualnych zmian zweryfikuj na zus.pl.

Wynagrodzenie chorobowe – ile płaci pracodawca (art. 92 KP)?

Podstawą jest art. 92 Kodeksu pracy. Wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikowi za czas niezdolności do pracy i wynosi:

• 80% wynagrodzenia – w standardowych przypadkach choroby,
• 100% wynagrodzenia – m.in. gdy niezdolność do pracy jest płatna w pełnej wysokości, czyli gdy:
  • przypada w okresie ciąży,
  • powstała wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy,
  • dotyczy poddania się badaniom lub zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.

To właśnie wynagrodzenie chorobowe stanowi bezpośredni koszt świadczeniowy pracodawcy w czasie L4.

Jak obliczyć wynagrodzenie chorobowe? Przykład

Podstawę wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc niezdolności do pracy, pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (13,71%).

Przykład: Pracownik zarabia 6 000 zł brutto i przebywa na L4 przez 10 dni (choroba, 80%).

• Podstawa: 6 000 zł − 13,71% (822,60 zł) = 5 177,40 zł
• Stawka dzienna: 5 177,40 zł ÷ 30 = 172,58 zł
• 80% stawki: 172,58 zł × 80% = 138,06 zł za dzień
• Za 10 dni: 138,06 zł × 10 = 1 380,60 zł – tyle wynagrodzenia chorobowego wypłaca pracodawca.

Ważne! Stawki, wskaźniki i progi (m.in. wysokość minimalnego wynagrodzenia wpływającego na minimalną podstawę) należy weryfikować dla 2026 r. w aktualnych źródłach ZUS.

Dla pracodawcy: kwotę wynagrodzenia chorobowego przy konkretnej pensji pracownika szybko oszacujesz w kalkulatorze pieniędzy z L4.

Zasiłek chorobowy – koszt ZUS, nie pracodawcy

Po przekroczeniu limitu wynagrodzenia chorobowego pracownik otrzymuje zasiłek chorobowy. Kluczowa informacja dla pracodawcy:

• zasiłek chorobowy jest finansowany ze środków ZUS (Funduszu Ubezpieczeń Społecznych) – nie obciąża finansowo pracodawcy;
• wypłaca go ZUS, a w firmach zgłaszających do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 20 osób – formalnie wypłaca pracodawca jako płatnik, ale rozlicza tę kwotę ze składkami odprowadzanymi do ZUS.

Uwaga! Wypłata zasiłku przez większego pracodawcę to wyłącznie rola techniczna (płatnik). Ekonomicznie zasiłek finansuje ZUS, więc nie jest to realny koszt firmy.

Składki i podatki od wynagrodzenia chorobowego

Wynagrodzenie chorobowe ma szczególny status składkowy:

• nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – od kwoty wynagrodzenia chorobowego pracodawca nie odprowadza składek ZUS (społecznych);
• podlega natomiast składce zdrowotnej oraz podatkowi dochodowemu.

Warto też pamiętać, że składkę na ubezpieczenie chorobowe (2,45% podstawy) finansuje sam pracownik – jest potrącana z jego wynagrodzenia, a nie opłacana dodatkowo przez pracodawcę.

Koszty pośrednie nieobecności pracownika

Poza wynagrodzeniem chorobowym firma ponosi koszty, które nie wynikają wprost z przepisów, ale realnie obciążają budżet:

• zastępstwo – wynagrodzenie osoby zastępującej lub koszt pracy tymczasowej,
• nadgodziny pozostałych pracowników przejmujących obowiązki,
• spadek wydajności i opóźnienia w realizacji zadań,
• koszty organizacyjne – reorganizacja pracy zespołu, obsługa kadrowa zwolnienia.

Ważne! Przy długotrwałej lub powtarzającej się nieobecności koszty pośrednie często przewyższają samo wynagrodzenie chorobowe. Dlatego elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) i ich kontrola mają dla pracodawcy znaczenie nie tylko formalne.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Podsumowanie

Gdy pracownik przebywa na L4, pracodawca finansuje przede wszystkim wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 (lub 14) dni choroby w roku – później ciężar przejmuje ZUS. Najwięcej kosztują jednak długie i powtarzające się nieobecności, w których do wynagrodzenia chorobowego dochodzą wydatki organizacyjne. Aby panować nad budżetem, warto monitorować limity dni, prawidłowo liczyć podstawę wymiaru i korzystać z możliwości kontroli zwolnień.

Źródła:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 92
• Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – m.in. wysokość i wypłata zasiłku chorobowego
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego

Stan prawny: lipiec 2026 r. Kwoty, wskaźniki i ewentualne zmiany w finansowaniu świadczeń chorobowych należy zweryfikować w aktualnych źródłach ZUS.