Zaświadczenie o zarobkach - wzór i co powinno zawierać

Czy istnieje urzędowy wzór?

Nie ma jednego obowiązującego formularza zaświadczenia o zarobkach. Kodeks pracy nie narzuca wzoru, więc dokument sporządza pracodawca - często na druku dostarczonym przez instytucję, która go wymaga. Banki i instytucje kredytowe zwykle mają własne formularze.

Co powinno zawierać zaświadczenie?

W praktyce dokument zawiera dane pracodawcy i pracownika, rodzaj umowy i okres zatrudnienia, zajmowane stanowisko, wysokość wynagrodzenia (najczęściej średnia z ostatnich 3 lub 6 miesięcy, brutto i netto), informację o tym, czy pracownik jest w okresie wypowiedzenia oraz czy jego wynagrodzenie jest zajęte przez komornika.

Zaświadczenie podpisuje osoba upoważniona - najczęściej pracownik działu kadr lub księgowości. Dokument opatruje się datą wystawienia, bo instytucje zwykle honorują go przez ograniczony czas, np. 30 dni.

Jeśli w okresie objętym zaświadczeniem było L4, wynagrodzenie bywa niższe niż zwykle. Warto poprosić o dopisanie informacji o okresie niezdolności do pracy, żeby bank nie ocenił dochodu jako trwale niższego.

Czym różni się od Z-3 i ERP-7?

Zaświadczenie o zarobkach służy celom prywatnym - kredyt, wynajem, alimenty, świadczenia socjalne. To nie to samo co druki ZUS.

Z-3 (oraz Z-3a i Z-3b) to zaświadczenie płatnika składek przekazywane do ZUS na potrzeby ustalenia zasiłku. ERP-7 to zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wykorzystywane w sprawach emerytalno-rentowych. Każdy z tych dokumentów ma inny adresata i inny zakres danych.

Czy pracodawca musi je wydać?

Pracodawca ma obowiązek współdziałania z pracownikiem w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i w praktyce odmowa wydania zaświadczenia o zarobkach jest trudna do obrony. Warto złożyć wniosek na piśmie lub mailem, żeby mieć potwierdzenie daty zgłoszenia.

Checklista przed wysłaniem dokumentu

zapytaj instytucję, czy ma własny formularz do wypełnienia
ustal, za ile miesięcy potrzebna jest średnia wynagrodzenia
sprawdź, czy potrzebne są kwoty brutto, netto, czy obie
zweryfikuj poprawność okresu zatrudnienia i stanowiska
zwróć uwagę na datę wystawienia - dokument bywa ważny 30 dni

Najczęstsze problemy

Zły dokument

Do zasiłku z ZUS służy Z-3, a nie zaświadczenie o zarobkach - to częsta pomyłka przy kompletowaniu dokumentów.

Zaniżona średnia przez L4

Miesiące z wynagrodzeniem chorobowym obniżają średnią - warto opisać przyczynę w zaświadczeniu.

Nieaktualna data

Instytucje zwykle honorują zaświadczenie przez ograniczony czas, po którym trzeba wystąpić o nowe.

Podstawa prawna

Zaświadczenie o zarobkach nie ma urzędowego wzoru - obowiązki stron stosunku pracy reguluje Kodeks pracy.

Zobacz Kodeks pracy

Powiązane poradniki

Źródło

Oficjalne informacje i aktualne wymagania sprawdzisz tutaj: Kodeks pracy - tekst jednolity.

Zaświadczenie o zarobkach - wzór i zawartość